Accounts Officer

শাখার সকল আর্থিক লেনদেন নীতিমালা অনুযায়ী যাচাই করা, সফ্টওয়্যার সহ প্রয়োজনীয় স্থানে এন্ট্রি দেওয়া ও এতদসংশ্লিষ্ট নথিপত্র এবং রেজিস্টারসমূহ সংরক্ষন করা। অফিস ব্যবস্থাপনায় সহায়তা প্রদান করা ।

দৈনিক কাজের বিবরণ:

হিসাব সংক্রান্ত :

১. কর্মসূচী ব্যবস্থাপকের সাথে আলোচনা করে ওয়েবপোর্টালে তহবিল চাহিদায় সহযোগিতা করা।

২. সকল বিল ভাউচার ও দৈনিক ব্যবহৃত রেজিষ্টার গুলো যাচাই করা এবং গুছিয়ে রাখা।

৩. প্রদানকৃত সকল বিলের উপর “Paid Cancel” সীল দিয়ে স্বাক্ষরসহ তারিখ লিখে সংরক্ষন করা।

৪. প্রতিদিনের লেনদেন শেষে অতিরিক্ত টাকা মাঠ সমন্বয়কারীর সহযোগীতায় ব্যাংকে জমা করা, প্রয়োজনে উত্তোলন করা এবং ব্যাংকে অতিরিক্ত টাকা থাকলে প্রধান কার্যালয়ে প্রেরন করা।

৫. প্রতিদিন সমস্ত খরচের টাকা অনুমোদনের পর প্রদান করা । বিল / ভাউচার তৈরী ও সুষ্ঠভাবে সংরক্ষণ করা।

৬. রেভিনিউ স্ট্যাম্প ব্যবহার নিশ্চিত করা এবং ভ্যাট/ ট্যাক্স সরকারী নিয়ম অনুযায়ী সঠিকভাবে কর্তন করা।

৭. সফটওয়্যারে সকল ডাটা এন্ট্রির পর ক্যাশবুক , লেনদেনের ভাউচার প্রিন্ট করে চেক করা এবং ফাইলে তারিখ অনুযায়ী সংরক্ষন করা ও সফটওয়্যারে ডে-ক্লোজ করা।

৮. প্রতিদিন ক্যাশবুক ক্লোজ করা এবং ”দৈনিক নগদ প্রত্যয়ন পত্র ’’ প্রস্তুত করা এবং নগদ টাকা থাকলে কারণ লিখে লকারে সংরক্ষন করা। বেশী টাকা থাকলে এলাকা হিসাব ব্যবস্থাপককে ই-মেইলে অবহিত করা।

৯. প্রতিদিনের ক্যাশ ব্যাংক ব্যলেন্স ওয়েব পোর্টাল এ এন্ট্র্রি করা।

১০. নিরাপদ স্থানে চেক বুক , নগদ টাকা ও সংস্থার অন্যান্য জরুরী দলিলাদি সংরক্ষণ করা।

১১. প্রতিদিন সন্ধা ৭.০০ টার মধ্যে Day End করা। কোন কারনবসত Day End করতে না পারলে উদ্ধর্ত্বনকে অবহিত করা।

১২. সকল কাজ শেষে লকার ব্যবস্থাপনা অফিসের নীতিমালা অনুযায়ী করা।

১৩. শাখায় যাতে অলস তহবিল না থাকে সে বিষয়ের প্রতি সজাগ থাকা, প্রয়োজন অতিরিক্ত টাকা প্রধান কার্যালয়ে পাঠানো বা টাকার চাহিদা প্রদান করা।

১৪. কর্তনকৃত ভ্যাট ও ট্যাক্স ট্রেজারী চালানের মাধ্যমে ব্যাংকে জমা দেওয়া।

প্রশাসনিক সংক্রান্ত:

১. কেনাকাটার জন্য ক্রয় নীতিমালা অনুসরণকরে ক্রয় কমিটির সাথে অফিসের প্রয়োজনীয় সামগ্রী ক্রয় করা এবং যথাযথভাবে স্টক আপডেট রাখা।

২. পি আর এফ নীতিমালা অনুযায়ী তৈরী করা ও তা অনুসারে ক্রয় করা ।

৩. কর্মসুচীর প্রতিটি intervention সকল ধরনের প্রশিক্ষনের কেনাকাটা প্রয়োজনে উপস্থিত হয়ে সাহায্য করা ।

৪. প্রতিদিন সকল ধরনের রেজিষ্টার যাচাই করে স্বাক্ষর করা।

৫. স্টক রেজিষ্টার সংরক্ষণ করা ও সবসময় হাল নাগাদ রাখা ।

৬. স্থায়ী সম্পদ ক্রয় করলে স্থায়ী সম্পদ সফটওয়্যারে এন্ট্রি করা।

৭. অফিস সার্বক্ষনিক পরিষ্কার-পরিচ্ছন্ন রাখার জন্য প্রয়োজনীয় সহযোগিতা করা।

৮. নতুন কোন পরিপত্র/নোটিশ থাকলে তা সকল স্টাফদের সাথে আলোচনা করা।

মাসিক কাজের বিবরণঃ

১. মাস শেষে সফটওয়্যারে মাস ক্লোজ করার জন্য প্রয়োজনীয় কাজ সম্পদন করা।

২. তারিখ অনুযায়ী ব্যাংক স্টেটমেন্ট ক্যাশবুকের সাথে মিলিয়ে চেক করা, ব্যাংক সমন্বয় বিবরণী প্রস্তুত করে শাখায় সংরক্ষন করা।

৩.চমাসিক আর্থিক প্রতিবেদন তৈরী করা এবং ব্যবহৃত রেজিষ্টাারের সাথে ক্রস চেক দেওয়া।

৪. বাজেট নিয়ন্ত্রণে কার্যকরী ভূমিকা পালন করা।

৫. মাসিক MIS এবং FIS রির্পোট সঠিক আছে কিনা ভালো ভাবে যাচাই করা।

৬. প্রতি মাসের ২০ তারিখের মধ্যে বেতন সফটওয়্যার চেক করা এবং কোন ধরনের ভুল থাকলে তা সংশোধন করার জন্য এইচআরে মেইল প্রদান করা।

৭. ছুটির আবেদন পত্র, ছুটির রেজিষ্টার হালনাগাদ রাখা ও সংরক্ষণ করা।

৮. স্থায়ী সম্পদ রেজিষ্টার সংরক্ষণ করা,সবসময় হালনাগাদ রাখা ও আইডি নম্বর নিশ্চিত করা।

৯. কর্মীদের যোগদান, বদলী, পদত্যাগ, ছাড়পত্র সংরক্ষণ করা।

১০. এলাকা সমন্বয়কারী ও এলাকা হিসাব ব্যবস্থাপক এর সমন্বয়ে চেক বাতিল করে রেজিষ্টারে এন্ট্রি করা।

১১. ব্যাংক সিগনেটরীগনের কেউ পদত্যাগ / বদলী হলে দ্রæত প্রধান কার্যালয়ে নির্ধারিত ফরমের মাধ্যমে সিগনেটরীর পরিবর্তনের জন্য আবেদন করা এবং প্রধান কার্যালয় থেকে অনুমোদন পাওয়ার পর ব্যাংকে সেই অনুযায়ী সিগনেটরী আপডেট করা।

বাৎসরিক কাজের বিবরণঃ

১. বাজেট প্রস্তুতে সহায়তা করা এবং তা নিয়ন্ত্রণে কার্যকরী ভূমিকা পালন করা।

২. বাৎসরিক আর্থিক প্রতিবেদন তৈরী করা।

৩. সফটওয়্যারে অর্থ বৎসর ক্লোজ করা।

৪. কর্মসুচীর প্রয়োজনে অন্যন্যা কাজে সহযোগীতা করা ।

উল্লেখিত বিষয়গুলো ব্যতীত হিসাবরক্ষণ নীতিমালা, ক্রয় নীতিমালা , প্রশাসনিক ও মানবসম্পদ নীতিমালা ইত্যাদি নীতিমালা অনুযায়ী হিসাব সংরক্ষণ করা এবং উর্দ্ধতন কর্র্তৃপক্ষের চাহিদা মোতাবেক সাজেদার স্বার্থ রক্ষার্থে যে কোন কাজ করতে এবং দায়িত্ব পালনে সর্বদা সচেষ্ট থাকা ।